واحد اسکان مدینة العلم کاظمیه یزد با مدیریت بیش از ۲۴۰ واحد مسکونی و ارائه خدمات اسکان به طلاب حوزه علمیه، در حال حاضر با چالشهای جدی در فرآیند دستی و کاغذی مدیریت درخواستها مواجه است.
زمانبر بودن فرآیند
پردازش هر درخواست به صورت دستی بین ۲ تا ۴ هفته زمان میبرد که باعث نارضایتی طلاب و تأخیر در اسکان میشود.
عدم شفافیت
متقاضیان امکان پیگیری وضعیت درخواست خود را ندارند و مجبور به تماسهای مکرر و حضور فیزیکی هستند.
مشکلات مدیریت مدارک
احتمال گم شدن، جابجایی یا آسیب دیدن مدارک کاغذی و دشواری در بایگانی و بازیابی اطلاعات.
سرکله زدن با طلاب
مراجعات مکرر طلاب به دفتر اسکان برای پیگیری درخواست، دریافت پاسخ و رفع ابهامات که موجب اتلاف وقت دوطرفه و فشار کاری بر پرسنل میشود.
هماهنگی دستی
نیاز به هماهنگی حضوری و تلفنی بین امور صیانتی و صندوق که منجر به اتلاف وقت و انرژی میشود.
خطاهای انسانی
احتمال اشتباه در ثبت اطلاعات، عدم دقت در بررسی مدارک و فراموشی پیگیریهای لازم.
ضعف در گزارشگیری
عدم امکان تهیه گزارشهای آماری دقیق و بهروز از وضعیت درخواستها، واحدهای خالی و آمار اسکان.
حجم بالای کار اداری
صرف زمان زیاد پرسنل برای کارهای دستی که میتوانست در امور مهمتر صرف شود.
نبود امنیت اطلاعات
عدم کنترل دسترسی به اطلاعات حساس و عدم امکان پیگیری تغییرات و دستکاریها.